Cómo Calcular Tus Impuestos si Eres Freelancer o Trabajador Independiente en México (Guía 2025)

Entender cómo calcular y pagar tus impuestos como freelancer o profesional independiente en México es esencial para mantenerte en cumplimiento, proteger tu flujo de efectivo y evitar sanciones del SAT. A diferencia de los trabajadores asalariados, cuyos empleadores retienen y remiten los impuestos, tú eres responsable de registrarte, facturar, calcular, declarar y pagar tu propio ISR (Impuesto Sobre la Renta) y, en la mayoría de los casos, IVA (Impuesto al Valor Agregado). Esta guía completa te explica los regímenes que puedes elegir, cómo funcionan realmente el ISR y el IVA, cómo estimar y optimizar lo que debes, y los pasos para presentar tanto las declaraciones mensuales como las anuales, de modo que puedas enfocarte en hacer crecer tu negocio en lugar de temer a la temporada de impuestos.

Por Qué Es Importante Entender Tus Impuestos como Freelancer

Cuando trabajas de forma independiente, cada peso que ganas y gastas tiene consecuencias fiscales. Desde el momento en que emites tu primer CFDI, el SAT puede rastrear tu actividad. No entender el régimen fiscal que te corresponde, pasar por alto los gastos deducibles o no calcular correctamente el ISR y el IVA puede generar multas, recargos e incluso auditorías. Por otro lado, aprender a estructurar tu facturación, clasificar los gastos y planificar los pagos mensuales y anuales te da control y previsibilidad. En última instancia, dormirás mejor sabiendo que cumples con las obligaciones fiscales y optimizas tus ingresos reales después de impuestos.

Qué Impuestos Pagan los Freelancers en México

Los freelancers generalmente manejan dos impuestos principales: ISR y IVA. El ISR es tu impuesto sobre la renta, calculado sobre tu ingreso neto gravable (ingreso bruto menos deducciones permitidas, dependiendo de tu régimen). El IVA, normalmente con una tasa general del 16%, es un impuesto al consumo que cobras a tus clientes (excepto en actividades exentas) y posteriormente entregas al SAT menos el IVA que ya pagaste en gastos deducibles. En algunas industrias o actividades específicas, también puede haber implicaciones de IEPS, pero la mayoría de los profesionales independientes no se enfrentan a este impuesto. Las contribuciones al seguro social (IMSS) no son estrictamente impuestos, pero puedes inscribirte voluntariamente y aportar si deseas obtener cobertura, lo que también afecta tu estructura de gastos y planificación a largo plazo.

Elegir Tu Régimen: RESICO vs. Actividades Profesionales

Tu estrategia fiscal comienza eligiendo el régimen fiscal correcto. Hay dos especialmente relevantes para freelancers:

Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) para Personas Físicas: Es un esquema simplificado con tasas de ISR muy bajas aplicadas directamente a tus ingresos brutos, siempre que te mantengas por debajo del límite anual de ingresos establecido por ley. No deduces gastos; en su lugar, pagas un pequeño porcentaje de lo que facturas (y efectivamente cobras). Es atractivo para muchos freelancers porque reduce la complejidad administrativa y generalmente resulta en tasas efectivas más bajas. Sin embargo, si tu estructura de gastos es alta y superas el límite de ingresos o no calificas, RESICO puede no ser tu mejor opción.

Régimen de Actividades Profesionales: Sigue la clásica tabla progresiva del ISR. Calculas tu base gravable neta restando los gastos deducibles (y, cuando corresponde, deducciones personales) de tus ingresos, y luego aplicas las tarifas progresivas del SAT. Este régimen beneficia a profesionales con gastos deducibles significativos (licencias de software, equipo, coworking, internet, teléfono, viajes de negocio, etc.), ya que las deducciones reducen la base gravable.

La elección correcta depende de tu nivel de ingresos, tu proporción de gastos y tus preferencias administrativas. Si estás comenzando y tus costos son bajos, RESICO suele ser más sencillo y barato. Si inviertes mucho en herramientas, equipo o servicios (y superas los límites de RESICO), el régimen de Actividades Profesionales puede ofrecer una tasa efectiva menor.

Cómo Calcular el ISR (Impuesto Sobre la Renta) como Freelancer

Si estás en RESICO

En RESICO, el cálculo es sencillo. Aplicas el porcentaje de tasa reducida correspondiente a tu ingreso bruto cobrado en el periodo (mensual y anual). No existe la tabla progresiva ni la deducción de gastos. El resultado es el ISR a pagar. Debido a que las tasas son notablemente bajas, el cumplimiento es simple, pero siempre debes monitorear si sigues dentro del límite de ingresos y continúas siendo elegible.

Si estás en Actividades Profesionales

En Actividades Profesionales, el proceso es más detallado. Primero, suma todos los CFDI emitidos (y cobrados)en el mes para obtener tu ingreso bruto. Luego, resta los gastos estrictamente indispensables que cuenten con CFDI y que hayan sido pagados por medios rastreables cuando sea necesario (transferencia, tarjeta, etc.). El resultado es tu base gravable. Después, aplicas la tabla progresiva del ISR vigente. Calculas la tasa marginal que corresponde a tu rango, restas la cuota fija y consideras las retenciones (si las hubo) realizadas por tus clientes al pagarte. El resultado es el ISR mensual a pagar. Al final del año, realizas un cálculo similar de forma anual, ajustas con los pagos provisionales y pagas la diferencia o solicitas una devolución.

Por ejemplo, si facturaste $50,000 MXN en un mes y tuviste $10,000 MXN de gastos indispensables (con CFDI), tu base gravable es $40,000 MXN. Luego consultas la tabla anual de ISR o tu software para determinar el rango mensual, calculas el impuesto y lo pagas restando las retenciones. Repites este proceso cada mes y lo concilias en tu declaración anual.

Cómo Calcular el IVA como Freelancer

El IVA es conceptualmente simple: cobras 16% de IVA a tus clientes por los servicios gravables y acreditas el IVA que pagaste en tus gastos deducibles. La diferencia es lo que debes pagar al SAT. Si realizas actividades exentas o con tasa 0%, tu cálculo cambia y es posible que no puedas acreditar el IVA en ciertos gastos, por lo que debes revisar el tratamiento fiscal de tu actividad.

En la práctica, sumas el IVA que cobraste durante el mes (en tus CFDI) y restas el IVA acreditable que pagaste en gastos directamente relacionados con tu actividad y que cumplen con los requisitos fiscales. Si el resultado es positivo, lo pagas. Si es negativo, puedes compensarlo o solicitar una devolución.

Cuando necesitas hacerlo rápido, puedes usar una calculadora en línea para calcular IVA  y verificar el monto a cobrar o acreditar. Esto es muy útil para evitar errores al emitir facturas o al conciliar los saldos mensuales de IVA.

Deducciones que Puedes (y Debes) Usar

Si estás en Actividades Profesionales, las deducciones reducen tu base de ISR. Algunos gastos deducibles típicos incluyen herramientas y software utilizados para prestar servicios, equipos de cómputo y periféricos, renta de oficina o coworking, internet y teléfono para uso empresarial, marketing y publicidad, servicios profesionales (contabilidad, asesoría legal), viajes estrictamente relacionados con tu actividad, primas de seguro de salud y ciertas deducciones personales permitidas en la declaración anual (gastos médicos, donaciones, cuentas para el retiro, entre otros). Recuerda: sin CFDI, no hay deducción, y los pagos deben cumplir las reglas de rastreabilidad del SAT para ser deducibles y el IVA acreditable.

Paso a Paso: Declarar Tus Impuestos como Freelancer

El flujo operativo es el mismo tanto en RESICO como en Actividades Profesionales, aunque el cálculo de ISR cambia:

1. Regístrate en el SAT, obtén tu RFC y e.firma, y elige el régimen correcto.
2. Emite CFDI por cada servicio que factures. Tus clientes lo exigirán para deducir el gasto y el SAT lo usa para conciliar tus ingresos.
3. Registra tus gastos con CFDI y asegúrate de cumplir los requisitos fiscales.
4. Calcula el ISR y el IVA mensualmente. En RESICO, el ISR es un porcentaje simple; en Actividades Profesionales, calculas tu base neta y aplicas la tabla. El IVA siempre es la diferencia entre el IVA cobrado y el pagado.
5. Presenta tus declaraciones provisionales mensuales (ISR e IVA) normalmente antes del día 17 del mes siguiente (revisa el calendario vigente).
6. Presenta tu declaración anual durante los primeros meses del año siguiente, consolidando ingresos, deducciones, pagos provisionales y retenciones para determinar el saldo anual.
7. Mantén registros organizados: XML, PDFs, comprobantes de pago, pólizas contables y conciliaciones. Esto te protege en caso de revisiones por parte del SAT.

Errores Comunes de los Freelancers (y Cómo Evitarlos)

Los freelancers suelen cometer errores predecibles: no emitir CFDI, lo que hace que los ingresos no sean visibles para ellos, pero sí para el SAT cuando detecta movimientos bancarios. Eligen el régimen incorrecto o no cambian cuando su situación se modifica. Mezclan gastos personales y de negocio, perdiendo deducciones. Olvidan presentar declaraciones mensuales o lo hacen tarde, generando recargos y multas. Además, ignoran el IVA y lo tratan como ingreso en lugar de un impuesto que administran a nombre del SAT. Todos estos problemas se pueden prevenir con un flujo de trabajo mensual, un software contable confiable y la ayuda de un profesional fiscal cuando la situación se vuelve compleja.

FAQ

¿Los freelancers en México pagan ISR e IVA?

En la mayoría de los casos, sí. Pagas ISR sobre tus ingresos (ya sea por RESICO o por la tabla progresiva de Actividades Profesionales) y IVA sobre tus servicios, salvo que tu actividad esté exenta o tenga tasa 0%. Cobras IVA a los clientes, restas el IVA pagado en gastos deducibles y pagas la diferencia mensualmente.

¿Puedo contratar un contador aunque gane poco?

¡Por supuesto! Un contador puede ayudarte a elegir el régimen adecuado, automatizar tu facturación y declaraciones, y garantizar que no pierdas plazos. Muchos freelancers recuperan el costo del contador mediante optimización fiscal y menos penalizaciones.

¿Qué pasa si no declaro mis impuestos?

El SAT puede imponer recargos, multas y actualizaciones, restringir tu capacidad de emitir CFDI e, incluso, iniciar acciones legales. Con la facturación electrónica, al SAT le resulta sencillo detectar discrepancias entre lo que facturas y lo que declaras.

¿Es mejor RESICO que Actividades Profesionales?

"Mejor" depende de tus ingresos y gastos deducibles. RESICO es más simple y barato para freelancers con pocos gastos y que no exceden el límite de ingresos. Si tus gastos deducibles son altos, puede convenirte más el régimen tradicional.

Conclusión

Calcular y presentar impuestos como freelancer o trabajador independiente en México no tiene por qué ser intimidante. Comienza eligiendo el régimen correcto RESICO por su simplicidad y tasas bajas sobre ingresos brutos, o Actividades Profesionales si necesitas deducir muchos gastos y optimizar tu base gravable. Entiende cómo interactúan ISR y IVA cada mes, lleva registros meticulosos con CFDI y gastos, y presenta puntualmente tus declaraciones mensuales y anuales. Utiliza herramientas modernas de facturación, contabilidad y cálculo de impuestos, y si es necesario, busca asesoría profesional. Con un flujo de trabajo disciplinado, mantendrás al SAT satisfecho, tus finanzas bajo control y tu negocio libre para crecer.